Meisje op de fiets

Medewerker (leden)administratie

De Fietsersbond heeft ruim 30.000 leden en we werken er hard aan om dit aantal jaarlijks te laten groeien. Dit doen we door nieuwe leden te werven en door bestaande leden achterop te houden. Al onze leden staan geregistreerd in ons ledenadministratiesysteem Microsoft Dynamics 365. Voor het voeren van deze administratie zijn we op zoek naar een nieuwe collega die ons teams komt versterken voor 20 uur per week.

Naast het verwerken van nieuwe leden, wijzigingen en opzeggingen, verwachten we ook dat je meedenkt over de processen en verbeteringen aandraagt. Alle processen worden vastgelegd in het handboek ledenadministratie, waarvoor jij verantwoordelijk bent. In deze functie heb je veel contact met onze leden (en vrijwilligers), zowel via e-mail als telefonisch. Je bent het eerste aanspreekpunt voor alle mogelijke vragen.

Je komt te werken binnen team financiën en bedrijfsvoering. Binnen dit team voeren we naast de ledenadministratie ook nog de financiële administratie en de projectadministratie. We helpen elkaar waar nodig en dus kan het voorkomen dat je bij drukte ook binnen de andere administraties wordt ingezet. Daarnaast vervul je taken op het secretariaat, zoals mailafhandeling en telefoon.

Een veelzijdige functie dus, waarbij de nadruk wel echt ligt op de ledenadministratie.

Wie zijn wij?

Fietsen is in Nederland de gewoonste zaak van de wereld. Nederland telt meer fietsen dan inwoners, we bezitten namelijk 25 miljoen fietsen. En we trappen met z’n allen jaarlijks ruim 15,5 miljard kilometers weg. De OV-fiets, 24 uur gratis stallen en de fietssnelweg? Die zijn er dankzij de Fietsersbond! Steeds meer mensen stappen op de fiets. De fiets verandert snel en gaat ook steeds sneller. De Fietsersbond werkt er hard aan dat fietsen leuk blijft én veilig. Dat doen we door te lobbyen bij de overheid en samen te werken met het bedrijfsleven. We hebben 30.000 leden die ons steunen en 1.800 vrijwilligers in 150 afdelingen zorgen dat de belangen van fietsers overal in Nederland meetellen. Jij komt samen te werken met 30 collega’s vanuit ons kantoor in hartje Utrecht.

Naar wie zijn we op zoek?

Je bent voor 20 uur per week beschikbaar en je bent op meerdere plaatsen binnen de organisatie inzetbaar, dus je haalt plezier uit deze afwisseling. Je bent altijd op zoek naar de meeste efficiënte werkwijze. De vraag waarom iets op een bepaalde manier gebeurt, schiet dagelijks door je hoofd. Het is daarom zeker een voordeel als je affiniteit hebt met software systemen.

Omdat je veel contact hebt met leden (en vrijwilligers) is het belangrijk dat je energie krijgt van het helpen van mensen zowel aan de telefoon als per e-mail.

Kortom: je bent flexibel, proactief, innovatief en dienstverlenend.

Een kijkje in jouw werkweek

Maandag
Zolang we thuiswerken start je de week met een zoom meeting met alle collega’s. Even kort het weekend en de belangrijkste actualiteiten doornemen. Je hoort dat er later vandaag een mailing de deur uitgaat aan alle leden, dus voor dinsdag en woensdag houd je er rekening mee dat er reacties kunnen komen en reserveer je vast wat tijd in je agenda. De rest van de dag werk je de info mailbox en de ledenadministratie mailbox bij. Ook verwerk je de nieuwe leden in het ledenadministratiesysteem Microsoft Dynamics. Tussendoor beantwoord je de telefoon.

Dinsdag (of andere dag)
De eerste uren van de dag staan gereserveerd voor werken aan het handboek ledenadministratie. Van 11.00 – 12.00 uur is er teamoverleg. Silvia, je collega op het secretariaat, geeft aan dat er morgen twee pakketten moeten worden verstuurd. Woensdag is haar vrije dag en dus pak jij dit op. Hiervoor moet je wel even langs kantoor. Na de lunch heb je wekelijks overleg met Doris, de applicatiebeheerder van het ledenadministratiesysteem. Je hebt wat ideeën om opzeggingen van leden verder te automatiseren en informeert bij Doris wat haalbaar is.

Woensdag
In de ochtend ga je langs kantoor om de pakketten te versturen. De rest van de ochtend behandel je de reacties van leden naar aanleiding van de mailing. Je eindigt je werkweek met het bijwerken van de mailboxen en verwerken van de laatste nieuw binnengekomen leden. Tussen de bedrijven door beantwoord je de telefoon. Je schrijft je uren en sluit je computer af.

Wat vragen we van je?

  • Je hebt 1-3 jaar ervaring in een soortgelijke functie;
  • Je beschikt over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk);
  • Je kunt zelfstandig werken, maar voelt je ook prettig als onderdeel van een team;
  • Je gaat nauwkeurig en accuraat te werk;
  • Affiniteit met de fiets is een pré;
  • Affiniteit met automatisering is een pré;
  • Proactieve en flexibele instelling, gedreven, dienstverlenend en stressbestendig;
  • Je hebt ervaring met het opstellen van handboeken;
  • Kennis van MS Office (met name Word, Excel en Outlook), Microsoft Dynamics, AFAS, of vergelijkbare systemen;
  • Je bent bij voorkeur beschikbaar op maandag en woensdag (en de derde dag in overleg;
  • Je hebt een gezonde dosis humor 🙂

Wat bieden wij jou?

  • Een startsalaris van maximaal €2.789 bij een 36-urige werkweek;
  • Resultaatafhankelijke eindejaarsgratificatie;
  • Thuiswerkvergoeding (zolang we niet naar kantoor kunnen);
  • Pensioenregeling;
  • Goede fietsmogelijkheden, waaronder een douche met kleedruimte en fietsenplan;
  • Opleidingsmogelijkheden;
  • Een contract voor een jaar, met kans op verlenging;
  • Telefoon;
  • Laptop;
  • Gezellige en betrokken collega’s;
  • Goede thuiswerkmogelijkheden, maar als dat weer mag, ook een prettig kantoor in hartje Utrecht.

Mail je CV en motivatie voor maandag 17 mei naar: [email protected] t.a.v. Sjoerd Nap, Hoofd financiën & bedrijfsvoering. Het eerste ronde gesprek vindt plaats op dinsdagochtend 25 mei of donderdagochtend 27 mei en het tweede ronde gesprek vindt plaats op maandagochtend 31 mei.

Heb je vragen? Bel dan met Sjoerd: 030-2918197.

Sjoerd Nap

Sjoerd Nap

Hoofd Financiën en Bedrijfsvoering

Het is mooi om bij te mogen dragen aan de vrijheid die ontstaat door fietsen. Ik ben trots dat de Fietsersbond aandacht heeft voor alle fietsers binnen de fietsfamilie.